Gambaran Data
Sekarang peranan basis data sangatlah menonjol. Pemrosesan basis data
menjadi perangkat andalan yang kehadirannya sangat diperlukan oleh
berbagai institusi dan perusahaan. Basis data tidak hanya mempercepat
perolehan informasi, tetapi juga dapat meningkatkan pelayanan kepada
pelanggan. Hal ini pulalah yang mendorong banyak perusahaan yang
menggunakan pemrosesan manual mulai beralih memanfaatkan basis data.
Basis Data merupakan komponen dalam sebuah Sistem Informasi, karena
Basis Data (Database) menjadi tempat untuk menyimpan dan
mengorganisasikan seluruh data yang ada dalam sistem untuk menghasilkan
informasi-informasi secara tepat, akurat dan bermanfaat.
Basis Data (DataBase) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip.
Jika kita memiliki sebuah almari arsip dan berwenang untuk mengelolanya,
maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal sebagai berikut:
memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan
menentukan kelompok/jenis arsip
memberi penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/map
menerapkan arsip-arsip tersebut dengan cara/urutan tertentu dalam almari dll
Basis Data dan Lemari Buku memiliki prinsip kerja dan tujuan yang sama.
Prinsipnya adalah pengaturan data , dan tujuan utamanya adalah kemudahan
dan kecepatan dalam pengambilan kembali data.
Perbedaannya hanya terletak pada media penyimpanan yang digunakan. Jika
lemari arsip menggunakan lemari besi atau kayu, maka basis data
menggunakan media penyimpanan elektronis seperti disk (disket atau
harddisk).
Tidak semua bentuk penyimpanan data secara elektronis bisa disebut basis
data, yang sangat ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan,
pemilahan, pengelompokan, pengorganisasian data yang akan di simpan
sesuai fungsi/jenisnya.
Basis Data Tradisional
Basis data secara tradisional tersimpan dalam berbagai media seperti
kertas kerja, dokumen, foto dan lain-lain. Bentuk penyimpanan ini
merupakan bentuk dokumen fisik yang mungkin tersimpan dalam berbagai
tempat, Bentuk penyimpanan seperti ini memiliki kelemahan dalam hal
pengelolaan data. Kelemahan tersebut dapat dilihat sebagai berikut.
Data terpecah-pecah sehingga sulit dalam berbagai proses pemindahan dan transfer
Memiliki media dan struktur penyimpanan yang bervariasi. Hal ini menyulitkan dalam proses penyesuaian data.
Pencarian yang lambat akibat bentuk penyimpanan secara fisik, yang
mengharuskan seseorang membuka berbagai lembar atau dokumen yang banyak.
Bentuk fisik dalam basis data tradisional cenderung bersifat sektoral
yang hanya ditujukan untuk keperluan-keperluan tertentu. Penggunaan data
secara bersama-sama untuk berbagai tujuan menjadi sangat sulit.
Basis Data Modern
Basis data modern menyimpan berbagai data dalam bentuk digital. Model
ini memungkinkan pencarian, perubahan, dan penghapusan data dengan cepat
dan mudah. Bentuk basis data modern ini terkemas dalam sebuah sistem
pengelolaan basis data yang terpadu (DBMS/Data Bases Management System).
Beberapa hal berikut merupakan hal yang menguntungkan dalam terapan
basisdata modern.
Data tersimpan dalam satu media.
Data yang berasal dari berbagai sumber terpisah memungkinkan untuk dihubungkan dalam suatu jaringan.
Data memungkinkan untuk sering dilakukan pemeriksaan sehingga lebih menjamin kebenaran dan kelengkapannya.
Memungkinkan dilakukan pencarian dan pengolahan dengan cepat.
Dalam bentuk ini data memungkinkan digunakan oleh berbagai penggunaka atau sistem.