MEMBUAT SURAT MASSAL (MAIL MERGE) MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007

MEMBUAT SURAT MASSAL (MAIL MERGE) MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007

Idris

9:19:00 AM

1 comments

Artikel kali ini saya akan menjelaskan tentang cara membuat surat yang jumlahnya lumayan banyak yang dikenal dengan sebutan Mail Merge. Pembuatan surat massal ini sering kita temui misalnya pada pembuatan surat undangan pernikahan, surat proposal, sertifikat, dsb.

Dari sekian banyaknya surat undangan yang akan kita buat, maka tidak mungkin kita akan membuatnya satu-persatu dengan cara copy paste setiap lembaran surat tersebut. Selain banyak memakan tenaga juga banyak memakan memori komputer sehingga komputer terasa lebih lemot. Oleh karena itu maka diperlukan teknik pembuatan surat yang lebih efektif, yaitu dengan memanfaatkan Menu yang sudah disediakan pada Ms. Word yaitu Mail Merge.

Untuk membuat Mail Merge, terlebih dahulu kita sudah membuat satu lembar suratnya di Ms. Word.

Selanjutnya kita akan menginput nama-nama undangannya pada Ms. Excel, sebenarnya bisa menggunakan Ms. Acces atau menggunakan record yang ada di Ms. Word sendiri. Namun pada artikel kali ini saya akan menggunakan Ms. Excel sebagai database menyimpan nama-nama undangan. Okey langsung saja kita lihat cara pembuatannya seperti berikut:

Langkah pertama:
Membuat surat di Ms. Word. Misalnya:

Kepada yang terhormat
Bapak/Ibu (Dikosongkan untuk tempat nama)
di-
    (Dikosongkan sebagai tempat alamat)


Langkah kedua:
Menginput nama-nama orang yang akan diundang di Ms. Excel, seperti pada contoh berikut:

Kemudian disimpan, misalnya dengan nama DATA. Setelah itu kita panggil file DATA dari Ms. Word, lihat langkah ketiga.

Langkah ketiga:

Buka Dokumen Word (Surat) yang sudah dibuat. Kemudian klik Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard seperti pada gambar berikut:
 

 

Selanjutnya anda lihat disamping kanan pada area Ms. Word, maka akan muncul jendela Mail Merge seperti pada gambar, klik Next, klik Next, klik Next, berturut-turut gambarnya seperti berikut:

  

Seperti pada gambar ketiga tersebut klik Browse…

Kemudian muncul jendela seperti berikut, kita pilih file DATA yang tadi:

Pilih Sheet1 seperti pada gambar diatas kemudian klik Ok. 

Setelah itu akan muncul seperti berikut:

Pada tampilan diatas kita sudah dapat mengetahui bahwa data-data yang ada dalam Ms. Excel sudah dapat terkoneksi dan berhasil ditampilkan di Ms. Word, maka langkah selanjutnya klik Ok.

Kemudian kita kembali masuk ke Menu Mailings, masukkan Field Nama dan Alamat persis seperti gambar berikut:

Untuk mengetahui hasilnya kita dapat mengklik tombol Preview Results

 dan hasilnya seperti berikut:

 

Oke kita sudah berhasil membuat Mail Merge, selanjutnya kita tinggal mencetak ke printer. Untuk cara mencetaknya anda tinggal klik Finish & Merge > Print Documents…

Masih dalam Menu Mailings, klik Finish & Merge > Print Documents… Maka printernya akan mulai ngeprint sebanyak data yang kamu simpan. :)

Oke sampai disini dulu penjelasan mengenai pembuatan Surat Massal (Mail Merge), bila dirasa kurang jelas silahkan tinggalkan komentar Anda.

Semoga bermanfaat!.